TÜİK’in temmuz verisinde istihdam bir ayda 388 bin kişi azaldı; işsiz sayısı 150 bin kişi arttı. Aynı tabloda işgücüne katılma oranı da geriledi. Bu üç sayı, işyerlerinde aynı hikâyenin yaşandığını kanıtlamaz. Ama insan kaynaklarının her ayrılışı yalnızca bordrodan düşen bir satır saydığı kurumlarda, hangi hikâyenin tekrar ettiğini öğrenmek de mümkün olmaz.
Çalışan sayısı azalınca ilk refleks çoğu zaman toplamı açıklamaktır: kaç kişi kaldı, kaç kişi alındı, devir oranı kaç çıktı. Bu kayıt yönetime bir görünüm verir; neden-sonuç vermez. Aynı ay içindeki ayrılıklar arasında sözleşmesi biten, vardiyası değiştiği için devam edemeyen, ücret teklifini yetersiz bulan, yöneticisiyle çalışamayacağını söyleyen ve görev tanımı sürekli genişletildiği için ayrılan çalışanlar olabilir. Hepsini “çıkış” diye tek kutuda toplamak, kurumun kendi kararlarının etkisini de görünmez kılar.
Burada çalışan için bir yükümlülük icat etmemek gerekir. Ayrılan kişi ayrıntılı bir kişisel açıklama yapmak zorunda değildir; özellikle yöneticisi, ekip arkadaşları ya da misilleme ihtimali hakkında konuşmak istemiyorsa. Fakat kurumun yükümlülüğü ayrıdır: gönüllülüğe dayanan, güvenli bir geri bildirim yolu kurmak ve kendisine gelen bilgiyi karar verebileceği bir kayda dönüştürmek.
Bu kayıt, “memnuniyet görüşmesi yapıldı” notundan daha somut olmalı. Ayrılma tarihinin yanında son görev, son üç ayda değişen vardiya veya çalışma yeri, ücret ve görev kapsamındaki değişiklik, ayrılığın çalışan tarafından bildirilen nedeni, görüşmeyi yapan birim ve düzeltme gerektiren bir bulgu ayrı alanlarda tutulmalı. Kişisel veri gereksiz ayrıntıyla şişirilmemeli; fakat yöneticinin karar verdiği koşullar da silinmemeli. KVKK’nın doğruluk ve gerektiğinde güncel olma ilkesi, insan kaynakları kaydını donmuş bir dosya değil, amacıyla sınırlı ve güvenilir bilgi olarak kurmayı gerektirir.
Kritik ayrım şurada: Ayrılma görüşmesi, yöneticinin karakter değerlendirmesi değildir. Bir ekipte üç kişi aynı vardiya değişikliğinden sonra ayrılıyorsa, mesele “uyum sorunu” diye kapatılamaz. Yönetimin bakması gereken soru, vardiya kararının ne zaman alındığı, kimlere bildirildiği, alternatifin değerlendirilip değerlendirilmediği ve aynı sonucu doğurup doğurmadığıdır. Bu bilgiler kayıt altına alınmazsa, yöneticinin vardiya değişikliği için farklı bir plan kurup kuramayacağı da değerlendirilmemiş kalır.
TÜİK’in aylık serisindeki değişim de bu yüzden yalnız ekonominin değil, kurum içi kayıt disiplininin sorusunu açıyor. Kamu verisi bir işyerinin neden çalışan kaybettiğini söylemez. Yine de istihdamın azaldığı, işsizliğin ve işgücü dışına çıkanların arttığı bir dönemde, “yerine alırız” yaklaşımı daha pahalı ve daha kırılgan hale gelir. Yeni bir işe alım ilanı, ayrılan işin neden boşaldığına dair kanıt değildir.
Yönetimin bir sonraki toplantısına taşınması gereken belge, aylık toplam çalışan sayısı değil, ayrılma ve yer değişimi karar kaydıdır. İnsan kaynakları bu kaydı kişi kişi yöneticilere açmak için değil; tekrar eden koşulları görmek için toplamalı. Örneğin her ay aynı ekipte görev kapsamı değişenlerin ayrılığı yükseliyorsa, düzeltme kararı görev tanımını, onay yetkisini ve bildirim süresini değiştirmelidir. Bu değişiklikler kayda geçmeden açılan yeni ilan, ayrılanların karşılaştığı görev kapsamını ve bildirim koşullarını değiştirmez.
Çalışan, ayrılmayı seçebilir; bu seçimin sebebini paylaşmama hakkı da olabilir. Kurumun seçeneği ise daha dardır: Bildiği tekrarları kayda bağlamak, karar sahibini belirlemek ve düzeltmenin sonucunu sonraki dönemde yeniden ölçmek. Bu ölçüm, aynı ekipteki ayrılmalar sonraki ay tekrarlandığında yönetime hangi vardiya, görev veya bildirim kararının yeniden ele alınacağını göstermelidir.
