Yıllık izin döneminde iş devri ve karar yetkisi önceden belirlenmezse, izin talebi ekip içindeki iyi niyet pazarlığına dönüşür: Bir kişi dinlenmek isterken, başka biri artan işi üstlenmeyi kabul etmek zorunda kalır. Yönetici, hangi işin erteleneceğini, hangisinin devredileceğini ve izinli çalışanın yerine kimin karar vereceğini tarihten önce belirlemelidir.
Uluslararası Çalışma Örgütü'nün 14-18 Eylül arasında yapacağı standart gözden geçirme toplantısında yıllık izin araçları da ele alınacak. Bu toplantı Türkiye'de yeni bir kural getirmiyor. Yine de izni, çalışma zamanının kenarında duran kişisel bir talep değil, işin nasıl düzenlendiğiyle ilgili bir konu olarak düşünmek için güncel bir neden sunuyor.
Türkiye'de Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, deneme süresi dahil en az bir yılı tamamlayan işçinin yıllık ücretli izne hak kazandığını; kıdeme göre asgari sürelerin 14, 20 ve 26 gün olduğunu açıklıyor. Bakanlığın Dinlenme hakkı ve süreleri rehberi de aynı işverenin farklı işyerlerinde geçen sürelerin hak hesabında birlikte değerlendirilmesi gerektiğini belirtiyor. Bu kurallar izin hakkının tabanını gösterir. Bir departmanın aynı tarihte kaç kişinin izne çıkabileceği, kritik işin nasıl devredileceği ve izinliyken kime başvurulmayacağı ise kurumun kendi yönetim kararıdır.
Tam burada iki meseleyi ayırmak gerekir. Çalışan, izin tarihini ve varsa çakışan kişisel ihtiyacını bildirir; işveren de işin sürekliliğini düşünür. İzin döneminde telefonun açık kalması bekleniyorsa, devredilecek müşteri notu, erişim yetkisi veya onay için başka bir kişiye yetki tanımlanmamış demektir. Yönetici bu üç başlığın her biri için bir yedek ve geçerli tarih belirlemelidir.
Bu nedenle insan kaynakları ve ilgili yönetici, izin sezonu başlamadan üç ayrı listeyi yan yana açmalıdır. İlk listede hak ediş ve kullanılmamış günler; ikincisinde tarih aralıkları ve ekip çakışmaları; üçüncüsünde ise devredilecek iş, erişim, karar yetkisi ve yerine bakacak kişi bulunmalıdır. Bu, çalışanın tatilini denetlemek için değil, izin döneminde hangi işin gerçekten kritik olduğunu görmek içindir. Son dakika toplantısı, açıkta kalan müşteri dosyası veya art arda geri çevrilen izin talepleri aynı listede tekrar ediyorsa, yöneticinin çözmesi gereken şey bireysel takvim değil kapasite planıdır.
Çalışanın seçeneği de buradan doğar. İzin talebi ertelenirse, gerekçeyi ve alternatif tarihi yazılı olarak isteyebilir; kendi yokluğunda yürütmesi beklenen iş ile izin öncesi devredeceği işi ayırabilir. Ancak çalışanların birbirleriyle tarih değiştirmesi, kurumu karar vermekten muaf tutmaz. Kimin onay vereceği, yanıtın ne zaman verileceği ve reddedilen talebin hangi iş gereğine dayandığı baştan belirlenmelidir.
Bir sonraki dönem için yönetici, iznin başladığı tarihten önce devredilecek işi, karar yetkisini, yerine bakacak kişiyi ve ulaşılamazlık kuralını yazmalıdır. Dönem sonunda da ertelenen taleplerin ortak nedenini, kapasite planını değiştirme yetkisi olan kişiyle gözden geçirmelidir.
