Hibrit çalışma çoğu kurumda hâlâ iki gün ofis, üç gün uzaktan çalışma çizelgesiyle anlatılıyor. Oysa çalışan açısından belirleyici olan takvimden önce işin nerede başladığı, kararın kimde kaldığı ve gün sonunda hangi görevin gerçekten bittiğidir. Ofiste olmayan kişinin sorusunun yanıtsız kalması ya da uzaktan çalışanın yalnızca ekranda çevrimiçi görünmesi, tek tek iletişim kusurları gibi ele alınamaz. Bunlar, işin nasıl koordine edildiğine ilişkin yönetim kararlarıdır.
Eurofound’un 27 Ağustos’ta yayımladığı The shift to hybrid working: Management challenges raporu, hibrit düzenin hat yöneticileri için koordinasyon, iletişim, performans yönetimi ve çalışan iyilik hâli bakımından yeni sorunlar doğurduğunu saptıyor. Aynı kurumun temmuz tarihli çalışması da esnek düzenlerin çalışma süresi kalitesini ve özerkliği iyileştirebildiğini; buna karşılık düzensiz çizelgelerin, yüksek iş yükünün ve mesai dışı iş bağlantısının sağlıkla iş-yaşam dengesini zedelediğini belirtiyor.
Bu iki bulgu birlikte okunmalı. Esnek ekipte yönetici, görevin teslim saatini, öncelik sırasını ve karar verecek kişiyi yazılı biçimde belirlemelidir. Bir ekipte toplantı sayısı artarken kararlar dağınık kanallara savruluyorsa, sorun çalışanın takip becerisi değildir. Yönetim, görevin sahibi ile onay verecek kişiyi birbirinden ayırmamıştır.
İnsan kaynakları burada uzaktan çalışma politikasını bir niyet metni olarak bırakmamalı. Her ekip için üç kaydın tutulması gerekir: Hangi işlerin eşzamanlı toplantı gerektirdiği, hangi kararların yazılı olarak kim tarafından alınacağı ve mesai dışı iletişimde gerçek aciliyetin nasıl tanımlandığı. Bu kayıtlar çalışanı sürekli çevrimiçi olmaya zorlamak için değil, yöneticinin verdiği talimatın çalışma süresini nereye taşıdığını görmek içindir.
Türkiye’de haftalık genel çalışma süresi kural olarak 45 saat; bu süreyi aşan çalışma fazla çalışma sayılıyor. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın açıklamaları, sözleşmeyle 45 saatin altında belirlenen çalışma düzeninde ortalama süreyi aşan çalışmanın da ayrıca değerlendirilmesi gerektiğini hatırlatıyor. Ancak hibrit ekipte fazla mesai yalnız sistemde girilen saatten anlaşılmayabilir. Akşam atılan görevin ertesi sabah hazır olması bekleniyorsa, yöneticinin bu beklentiyi hangi kayıtla kurduğu da incelenmelidir.
Bu, her mesaja yasak koymak anlamına gelmez. Vardiyalı iş, müşteri hizmeti ya da acil operasyon farklı bir düzen gerektirebilir. Böyle bir ihtiyaçta kurum, mesai dışı talebin nedenini, ne kadar süreceğini ve hangi roller için geçerli olduğunu kayda geçirmelidir. Kurumun görevi, bunun karşılığındaki izin ya da ücreti çalışanla açıkça konuşmaktır.
Yönetici, ekran takibi yerine görev devrini, karar zamanını, ulaşılabilirlik kuralını ve fazla çalışma kaydını aynı iş planında kurmalıdır. Bu kayıtlar birlikte kurulmadığında, ofiste olanla olmayanın katkısı farklı ölçülür; sessiz kalan çalışan da sorun yokmuş gibi kayda geçer. Bu nedenle yönetim, işin hangi kararla başladığını ve hangi kararla bittiğini yazmalıdır.
