Bir yöneticinin “Bu kararı haftaya bırakalım” demesi bazen doğru karardır. Bilgi eksik olabilir, fiyat teklifinin gelmesi bekleniyor olabilir, iki seçeneğin etkisi henüz anlaşılmamış olabilir. Sorun ertelemede başlamaz. Sorun, o hafta ekip hangi kuralla çalışacağını bilmeden masadan kalktığında başlar.
Örneğin satın alma ekibi, mevcut tedarikçiden çıkıp çıkmayacağına karar vermeyi cuma gününe bırakıyor. Sözleşme yenilemesi salı günü yapılacak. Ekipte biri eski sözleşmenin uzadığını, biri yeni alımın durduğunu, bir başkası da iki işlemin paralel yürüdüğünü düşünüyor. Karar beklerken ortaya çıkan iş, karardan sonra ortaya çıkan işten daha dağınık oluyor: kimse yeni bir seçeneği seçmemiştir; fakat herkes mevcut düzenin ne kadar süreceğini kendi yorumuyla belirlemiştir.
Association for Project Management'ın değişiklik yönetimi rehberi talebin kayda alınmasını, etkisinin değerlendirilmesini ve yetkili kişinin kabul, ret ya da erteleme kararı vermesini sıralıyor. Rehber, onaylanan değişikliklerin ilgili kişilere bildirilmesini ve belgelerin güncellenmesini de istiyor. Birleşik Krallık Project Delivery Standardı'nın 2025 sürümü ise proje, program ve portföylerde yönetişim ile sorumlulukları yönetimin temel öğeleri arasında sayıyor.
Bu kaynaklardan çıkaracağım daha dar yönetim kuralı şu: Ertelenen kararın notunda, karar gününe kadar yürürlükte kalacak kural ayrı bir satır olmalı. Not, ekip o süre boyunca hangi işi sürdüreceğini ve hangi işi bekleteceğini de belirtmelidir.
Karar beklerken iş kendi yolunu seçmesin
Yönetici ertelenen kararın etkilediği işi önce ikiye ayırmalıdır. Birinci bölüm, yeni karar gelene kadar güvenle sürebilecek rutin iştir. İkinci bölüm, karar verilmeden yapılırsa para, müşteri sözü, erişim ya da geri dönüşü zor bir yük doğuracak iştir. İlk bölümün hangi sınırda süreceği, ikinci bölümün kimin onayıyla duracağı yazılmadığında ekip yalnız bilgi beklemez; riski de kendi arasında dağıtır.
Bu ayrım günlük işlerde de gerekir. Yeni bir müşteri indirimi için yönetim onayı bekleniyorsa satış ekibi hangi mevcut fiyat listesini kullanacak? Bir rol değişikliği görüşülüyorsa çalışan hangi onayları vermeyi sürdürecek, hangilerini bekletecek? Yazılım aracı değiştirilecekse bu hafta açılan kayıtlar eski sistemde mi kalacak? Yönetici bunları söylemezse hızlı davranan kişi fiilen karar vermiş olur. Sonradan gelen karar da o fiilî düzeni geri almakla uğraşır.
APM'nin kritik proje kararları araştırması, kararların duruma ve insan davranışına bağlı olarak değiştiğini; karar sürecine zamanında geri bildirim eklenmesi gerektiğini vurguluyor. Bu bulgu, her erteleme için toplantı kurulmasını gerektirmez. Bana yöneticinin masa başında yazacağı kısa kaydın neden önemli olduğunu gösteriyor: Ertelenen kararın etkisi, karar tarihi gelmeden görülebilir.
Dört satır, yeni bir takip işi değildir
Yönetici karar notuna şu dört satırı ekleyebilir:
- Ertelenen karar ve yeni karar saati.
- O saate kadar geçerli kalan uygulama ya da sözleşme kuralı.
- Bu kuralın dışına çıkmak gerekirse onay verecek kişi.
- Karar günü gelmeden bilgi değişirse yöneticiyi haberdar edecek kişi ve işaret.
Bu kaydı ekibe form doldurtmak için önermiyorum. Kararı erteleyen yöneticinin kendi notu olmalı. Yönetici, geçici uygulamanın sınırını yazdığında ekip hangi işin onun onayı olmadan ilerlemeyeceğini görür.
Bir örnekte, müşteri talebine yeni özellik eklenip eklenmeyeceği perşembe gününe bırakılmış olsun. Salı günü ekip, mevcut kapsamla test yapmayı sürdürür; yeni özellikle ilgili geliştirme ve müşteriye verilecek tarih sözü ise bekler. Ürün yöneticisi, güvenlik değerlendirmesi çarşamba öğlene kadar gelmezse hangi seçeneğin otomatik olarak geçerli kalacağını yazar. Böylece geliştirici, karar çıkmadığı için gece çalışıp iki farklı sürüm hazırlamaya kalkmaz; satış ekibi de kesinleşmemiş işi müşteriye vaat etmez.
Bu dört satırın ölçüsü de açıktır. Erteleme haftasında aynı soru kaç kez mesajlaşmaya döndü? Karar gelmeden kaç kişi işin kapsamını değiştirdi? Yeni karar çıktığında kaç kayıt geri alındı? Bu sayılar yükseldiğinde yönetici, notta sürecek işi, bekleyecek işi ya da istisna onayını açıkça belirtip belirtmediğini kontrol etmelidir.
Bu hafta ertelenmiş bir karar seçin. Karar saatinin altına, o saate kadar hangi uygulamanın geçerli olduğunu yazın. Bir kişi sınırın dışına çıkmak istediğinde kime döneceği de aynı notta görünsün.
