Görsel: Gezdiren
Ticaret Bakanlığı, 14-15 Ekim’de İstanbul’u etkileyen selden zarar gören esnaf için 80 milyon lira nakdi destek sağlanacağını açıkladı. Desteğin TESKOMB aracılığıyla İstanbul Valiliği emrine gönderileceği, dağıtımın da valilik koordinasyonunda yapılacağı duyuruldu. Hasar gören dükkân için bu haber kıymetlidir. Ertesi sabah ilk açılacak deftere kayıp stok ve aksayan iş yazılmalıdır.
Su çekildikten sonra patronun aklı aynı anda üç yere gider: hangi mal ziyan oldu, bugün hangi sipariş çıkacak, kasadan önce ne ödenecek? Bu üç soruyu telefon konuşmalarıyla çözmeye çalışan işletme, birkaç gün sonra yardımın hangi açığı kapatacağını da sağlıklı hesaplayamaz.
İlk kayıt, rafla müşterinin arasındadır
Hasarlı ürünün fotoğrafı, adet bilgisi, alış faturası, çalışır durumdaki makinenin kontrol kaydı ve temizlik için yapılan harcama aynı gün bir dosyada toplanmalı. Bunlar yalnız olası bir başvuru için tutulmaz. Aynı kayıt, ertesi hafta yeniden sipariş verilip verilmeyeceğini ve müşteriye hangi işin gecikeceğini belirler.
Bir kafede soğuk zincir bozulduysa atılan ürünün tutarı tek kayıt olamaz. Açık siparişe hangi ürünün konacağı, yeni alımın ne zaman yapılacağı, çalışan vardiyasının temizlik için kaç saat kayacağı ve müşteriye hangi gün hizmet verilebileceği de değişir. Küçük imalatta da suya değen malzeme, elektrik panosu ve teslimi yaklaşan iş aynı masaya gelir. Toplam zarar tek başına yazılırsa, satın alma görevlisi hangi malı ne zaman isteyeceğini, satış sorumlusu da hangi müşteriye yeni teslim günü vereceğini bilemez.
Bu yüzden ben kaydı dört başlıkla açardım: kullanılamayan stok, yeniden çalıştırmak için gereken harcama, duracak iş ve bu işten etkilenecek müşteri. Her satırın karşısında miktar, tarih ve sorumlu kişi bulunur. Bu satırlar boş kalırsa, sonraki hafta verilecek mal siparişi ile müşteriye yapılacak gecikme bildirimi aynı gün sıkışır.
Toplam destek haberi kasadaki para sayılmaz
Bakanlığın duyurusu toplam kaynağı ve aktarım yolunu anlatıyor; tek tek işletmelere hangi tarihte, hangi ölçütle, ne kadar ödeme yapılacağını açıklamıyor. Bu nedenle duyurudaki 80 milyon lirayı kendi dükkânının kasasına yazmak doğru bir plan olmaz. Para hesaba geçmeden yeni mal alımı, ücret ve kira için kesin kaynak kabul edilmemelidir.
Bu ayrım temkinli görünmek için yapılmaz. Hasardan sonra tedarikçi hemen para isteyebilir; müşteri de siparişinin akıbetini beklemez. İşletme sahibi “destek gelir” diye sessiz kalırsa, gecikmenin maliyetini çalışan fazla mesaiyle, müşteri de son dakika haberiyle taşır.
Burada resmi hasar tespitiyle işletmenin kendi hasar kaydını da ayırmak gerekir. AFAD’ın düzenlemesi, afet sonrası bina hasarının gözlemsel yöntem ve verilerle tespitine ilişkin kuralları kapsıyor. Dükkândaki stok, açık sipariş, müşteri taahhüdü ve günlük ödeme düzeni ise işletmenin kendi operasyon kaydında durur. Bina için beklenen resmi değerlendirme, bozulmuş malın yerine ne zaman yenisinin konacağı sorusunu cevaplamaz.
Telefonu açacak kişi baştan belli olmalı
Sel günü birçok iş tek kişiye yığılır: sigortacıyla konuşmak, tedarikçiye haber vermek, fotoğraf çekmek, çalışanı yönlendirmek, müşteriye dönüş yapmak. Patron her aramayı tek başına üstlenirse, dükkânın en gerekli bilgisi de onun telefonunda birikir.
İki kişilik işletmede bile görev ayrımı kurulabilir. Bir kişi stok ve faturayı toplar; diğeri açık siparişleri tarayıp müşteriye verilecek yeni günü yazar. Patron, nakit çıkışını ve güvenli biçimde açılıp açılamayacağını kontrol eder. Güvenlik riski varsa önce yetkili kurumların ve uzmanların talimatı izlenir; satış yetiştirme telaşı bunun önüne geçmez.
Yardım duyurusu geldiğinde önce miktarı konuşup rahatlamak işletmeye iş bırakır. Bugün kullanılmayacak stoğu, yeniden açmak için gereken parayı, duracak işi ve aranacak müşteriyi aynı sayfaya yazın. Sonra bu sayfayı kasa ile açılmış siparişlerin yanına koyun. Hangi telefonun bugün açılacağı, hangi malın yeniden alınacağı ve hangi teslim gününün değişeceği orada belli olur.
