Küçük bir emlak ofisinde ilan çoğu zaman telefonla başlar. Malik arar, dairenin bilgilerini verir; danışman fotoğraf çeker, fiyatı konuşur, ilanı açar. Sonra taşınmaz sahibinin fikri değişebilir, fiyat revize olur, kiraya verme işi durur ya da yetki süresi biter. İlan sayfasında eski bilgi kalırsa telefonu açan çalışan, müşteriye artık geçerli olmayan bir evi anlatmaya başlar.
Ticaret Bakanlığı 8 Ekim’de Elektronik İlan Doğrulama Sistemi’nin taşınmaz API’sine entegre olan firmaların güncel listesini yayımladı. EİDS, elektronik ortamda taşınmazı pazarlayan kişinin kimliğini ve o taşınmaz için pazarlama yetkisini doğrulamak için kullanılıyor. Bakanlığın haziran ve ağustos duyuruları, zorunluluğun ilan siteleriyle sınırlı kalmadığını; Instagram, Facebook ve WhatsApp dâhil elektronik ortamda verilen ilanları kapsadığını da hatırlatıyor.
Bu haber emlak ofisi için yeni bir ekran haberi sayılmamalı. Aynı ilana kaç kişinin dokunduğunu düşünmek gerekir: fotoğrafı çeken danışman, ilanı portala giren çalışan, sosyal medya hesabını kullanan kişi, telefona yanıt veren ekip arkadaşı. Yetki bilgisi yalnız ilk girişte kontrol edilip sonra bir dosyaya kaldırılırsa, ofisin başka kanallarında eski ilan dolaşmaya devam eder.
Ben olsam her taşınmaz için tek satırlık bir ilan kartı açarım. Kartta taşınmazın iç adresi, malikin iletişim kanalı, yetkilendirilen işletme, yetkinin bitiş tarihi, ilanı hangi çalışanın yönettiği ve yayımlandığı platformlar bulunur. Fiyat değişikliği ya da malikin ilanın kaldırılmasını istemesi de aynı satıra tarih ve sorumlu adıyla yazılır. Bu, hukuki sözleşmenin yerine geçen bir kâğıt değildir. Ofisin günlük işini, elindeki geçerli yetki bilgisine bağlayan çalışma kaydıdır.
Bu kaydın en önemli alanı bitiş tarihidir. Çünkü sorun çoğu kez ilan açılırken çıkmaz. Bir ay sonra eski ilan yeniden sosyal medya hikâyesinde paylaşılır, başka çalışan aynı daire için arayan kişiye randevu verir veya fiyatı eski haliyle söyler. Malik o arada satıştan vazgeçmişse ya da başka bir yolla ilerlemeye karar vermişse, çalışan randevuyu iptal etmek ve müşteriye nedenini açıklamak zorunda kalır.
EİDS üzerinden verilen yetki, emlak işletmesinin düzenlemekle yükümlü olduğu yetkilendirme sözleşmesi ve diğer belgelerin yerine geçmiyor. Bu ayrım ofiste işleri çoğaltmak için konmuş gibi görülebilir. Oysa iki belgeyi tek dosyada toplayıp ilan kartına bağlamak, yeni bir çalışan geldiğinde veya ekipte biri izinli olduğunda “Bu ilan hâlâ açık mı?” sorusunu tahmine bırakmaz.
Sosyal medya burada ayrı bir dikkat ister. Bakanlık, doğrulanmış ilan bağlantısının paylaşılmasını ve paylaşımın görseliyle açıklamasının doğrulanmış taşınmaza ait olmasını istiyor. Ofisin sosyal medya hesabına erişen kişi, ilan kartındaki bağlantıyı ve son kontrol tarihini görmeden yeni gönderi hazırlamamalı. Eski fotoğraf klasöründen seçilen görsel, müşteriye güncel ilandan farklı bir taşınmazı veya fiyatı gösterebilir.
Emlak ofisinin yarın yapacağı iş, açık ilanlarını tek tek saymak değildir. Önce gelecek otuz günde yetkisi bitecek taşınmazları, sonra farklı kanallarda yayımlanmış ilanları aynı listeye çıkarmalıdır. Her satırın karşısına ilanın sahibi olan çalışanı yazmalı; fiyat, yetki veya yayın kanalı değiştiğinde hangi hesabın kapatılacağını belirlemelidir. Telefon çaldığında çalışan, müşteriye ancak o listede güncel görünen taşınmaz için randevu vermelidir.
