Bir küçük yüklenicinin teklifinde iki satır birbirine karıştığında, iş daha başlamadan kasanın riski büyür: malzemenin ne kadara ve hangi tarihte alınacağı ile ekibin o işte kaç gün kalacağı. Müşteriye verilen tek toplam fiyat bunları birleştirir; işletmenin içeride tuttuğu kayıt ayırmalıdır.
TÜİK'in inşaat maliyet endeksi, maliyet hareketini malzeme ve işçilik diye iki ayrı başlıkta izliyor. Bu ayrım, teklif veren küçük işletme için doğrudan bir çalışma sorusu çıkarır. Tedarikçinin fiyatı kaç gün geçerli? Ustanın, kalfanın ve taşeronun iş günü hangi tarihe kadar bu işin üzerinde kalacak? Aynı yüzdeyi iki satıra birden eklemek, teklifin nerede inceldiğini görünmez bırakır.
Malzeme tarafında bir fiyatın yanında üç bilgi bulunmalı: miktar, tedarikçinin verdiği geçerlilik tarihi ve siparişin verileceği gün. Örneğin kapı, seramik ya da kablo için alınan sözlü rakamın yanına sadece ürün adını yazmak yetmez. Nakliye, eksik parça riski ve teslim günü de işin maliyetini değiştirir. Sipariş bir hafta gecikince fiyatın yenilenip yenilenmeyeceğini teklif hazırlanırken sormak, şantiyede acele telefon trafiğini azaltır.
İşçilikte kayıt başka türlü kurulur. Ekipte kaç kişi çalışacak, her biri kaç gün ayıracak, işin hangi parçasında taşeron gerekecek ve bekleme olursa ücret hangi kalemde kalacak? Küçük işletmelerde işçilik çoğu zaman “ekip halleder” diye yazılmadan geçilir. Sonra malzeme yerinde dururken montaj için ikinci kez ekip çağrılır; ilk hesapta görünmeyen günler kârı yer.
Buradaki amaç, müşteriye her ihtimali fatura etmekten çok belirsizliği iş başlamadan konuşmaktır. Belirsizliği müşterinin göremeyeceği toplam fiyata saklamak, işi alan işletmeyi de müşteriyi de sonradan pazarlığa iter. Teklifte kapsam, teslim günü ve fiyatın hangi koşulda değişeceği açık yazıldığında müşteri ne satın aldığını bilir. İşletme de farkın malzemeden mi, ek günlerden mi, yoksa müşterinin sonradan istediği işten mi doğduğunu konuşabilir.
TÜİK endeksi, farklı inşaat faaliyetlerindeki genel girdi fiyatı hareketini ölçer. Onu kendi teklifine hazır zam oranı gibi yapıştırmak yanlış yön verir. Hakan'ın burada baktığı yer, endeksin ayırdığı iki maliyetin işletme defterinde de ayrı görünmesidir. Genel veri yalnız uyarı verir; karar, eldeki tedarikçi teklifiyle iş programından çıkar.
Yeni teklif açılırken patronun yapacağı iş kısa: toplam bedelin altına malzeme ve işçilik için iki ayrı satır koymak. Malzeme satırına teklifin geçerlilik tarihini, işçilik satırına ekip gününü yazmak. Teslimat uzarsa hangisinin değişeceğini müşteriye aynı dosyada söylemek. Bu iki satır, işe başlanmadan önce hangi gecikmenin kimin kasasına değeceğini gösterir.
