Vardiya planı çoğu işyerinde bir tabloyla başlar, sonra gün içinde mesajlaşma uygulamasında yeniden yazılır. Bir çalışan akşam vardiyasına çağrılır, bir başkasının izin günü kapanır, üçüncü kişi işe geldiğinde hangi işi devralacağını öğrenir. Bu değişikliklerin acil bir ihtiyaca dayanması mümkündür. Sorun, ihtiyacın her defasında yöneticinin kısa mesajını yeterli bir karar belgesi saydırmasıdır.
Uluslararası Çalışma Örgütü, eylülde çalışma süresi, yıllık izin, gece çalışması ve kısmi süreli çalışmaya ilişkin on dört uluslararası düzenlemeyi yeniden gözden geçirdi. Bu gündem, çalışma zamanının yalnız saat toplamından ibaret olmadığını hatırlatıyor. İşin ne zaman başlayacağı, vardiyanın nasıl değiştiği ve gece çalışmasının kime verildiği; çalışanın dinlenmesini, ulaşımını, bakım sorumluluklarını ve ücret hesabını aynı anda etkiler.
Türkiye'de Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı da postalar halinde yürütülen işlerde, her postada çalışanların listesinin ve işe başlamadan önce alınan periyodik sağlık raporlarının ilgili birime verilmesini öngören düzenlemeyi açıklıyor. Bu kural, her işyerindeki son dakika değişikliğinin hukukî sonucunu tek başına belirlemez. Kuruma şu yönetim ölçüsünü verir: vardiya kaydı, kimin hangi zaman aralığında hangi işe atandığını göstermelidir.
Bu kaydın insan kaynaklarında arşivlenmesi de yetmez. Değişikliği isteyen birim, gerekçeyi; onaylayan yönetici, kararı; planlamayı yapan kişi, bildirimin saatini yazmalıdır. Çalışanın ulaşım, çocuk bakımı ya da dinlenme düzeni nedeniyle bildirdiği somut güçlük ise performans notuna taşınmadan ayrı bir kanaldan değerlendirilmelidir. Bu ayrım yapılmazsa gerekçe ile onay dosyada birbirine karışır; planlama açığı da vardiya değişikliğine itiraz eden çalışanın değerlendirme kaydına yanlışlıkla yansıyabilir.
TÜİK'in 30 Eylül'de yayımladığı Ağustos verisinde atıl işgücü oranı yüzde 31'e çıktı. Bu ülke ölçeğindeki gösterge, tek bir işyerinin vardiya sorununu açıklamaz. Fakat çalışma kapasitesini yalnız işe çağırma anında gören kurumların daha geniş bir işgücü sorununu da kaçırdığını düşündürüyor. Vardiya bildirimi kısa kaldığında çalışan aynı gün için ulaşım, bakım ya da dinlenme düzenini yeniden kurmak zorunda kalır.
İyi vardiya yönetimi bu nedenle çalışanlardan her an hazır olmalarını istemez. Kurum, normal planı, değişikliğin nedenini, karar sahibini, bildirim süresini, kabul edilmeyen değişiklikte işi kimin üstleneceğini ve tekrar eden aksaklığın hangi tarihte gözden geçirileceğini aynı kayıtta tutmalıdır. Bu dosya, aynı birimde değişikliklerin kaç kez ve hangi nedenle yinelendiğini göstermeli; planlama sorumlusu da bu veriyi kullanarak normal vardiya kapasitesini yeniden belirlemelidir.
