Bir müşteri toplantısında verilen teslim tarihi çoğu zaman ekipte işin başlangıcı sayılır. Oysa tarihin hangi şartlarda tutulabileceği söylenmemişse ekip yalnız işi planlamaz; yöneticinin sessiz bıraktığı varsayımları da tahmin eder. Hukuk incelemesi iki günde bitecek mi, müşteriden gerekli bilgi gelecek mi, aynı uzman başka bir acile çekilecek mi? Bu sorular cevapsız kaldığında satış, ürün ve operasyon aynı tarihi farklı koşullarla planlar; gecikme haberi de son anda çıkar.
Association for Project Management'ın ağustos ayında yayımladığı rehber, risklerin, kısıtların, varsayımların, onayların ve dış bağımlılıkların teslim zamanını doğrudan etkilediğini hatırlatıyor. Birleşik Krallık hükümetinin maliyet tahmini rehberi de tahminin kapsam ve takvimden ayrı düşünülemeyeceğini; varsayımlar ile hariç tutulanların kayda geçirilmesini istiyor. Bu kaynaklar küçük bir ekibin her işini kamu projesi gibi yönetmesini önermiyor. Fakat bir tarihin hangi bilgiye dayandığını yazmadan verilen sözün, değişen koşulda kimin karar vereceğini belirsiz bıraktığını gösteriyor.
Yönetici bu noktada ekibe yeni bir rapor görevi vermek yerine müşteriye tarih söylerken kendi karar notuna dört kısa satır eklemelidir:
- Teslim hangi sonuç için verildi?
- Tarihin dayanığı olan tek kritik onay ya da bağımlılık hangisi?
- Bu koşul bozulursa yeni tarihi kim ve ne zamana kadar önerecek?
- Müşteriye değişikliği kim bildirecek?
Bu kayıt, kusursuz tahmin üretmez. İşin kapsamı büyüyebilir, üçüncü taraf gecikebilir, beklenmeyen bir hata çıkabilir. Yönetici yine de ekipten gecikmeyi saklamasını ya da son gün hızlanmasını istemek yerine, değişen varsayımı ve alınacak kararı adlandırmış olur.
Burada dikkat edilmesi gereken ayrıntı, teslim tarihinin takvimde tek başına durmamasıdır. Örneğin satış ekibi cuma günü müşteriye bir güncelleme sözü verdiyse, ürün yöneticisinin perşembe öğlene kadar karar vermesi gerekebilir. Bu karar için gereken bilgi henüz gelmediyse cuma günü yazılan her durum mesajı aynı eksikliği dolaştırır. Yönetici, perşembe öğlene kadar bilgi gelmezse neyin çıkarılacağını, kimin ek süre isteyeceğini ya da hangi teslimin geriye alınacağını önceden seçmelidir.
Yönetici, değişen her kritik tarihte önceki varsayımı, karar saatini ve müşteriye giden yeni mesajı aynı kayıtta bulabiliyor mu? Bu kayıt yoksa ekip, teslim işine ek olarak tarihlerin neden değiştiğini yeniden kuruyordur. Bir sonraki müşteri sözü verilmeden önce bu üç satırı yöneticinin yazması, ekibin tahmin yürütmek için harcadığı zamanı geri alır.
