Haftalık satış raporunda 124, finans tablosunda 117, ekip panosunda 121 yazıyorsa yöneticinin karşısında bir karar sorunu vardır. Yönetici bu üç sayının hangisiyle karar vereceğini söylemediğinde, ekip rakamı savunmaya başlar. Bir kişi veri girişini düzeltir, diğeri sunumu bekletir, üçüncüsü de toplantıya kendi kopyasıyla gider. Aynı teslim için yapılan bu ek işin sahibi çoğu zaman yoktur.
GOV.UK'nun veri kalitesi çerçevesi, verinin amaca uygunluğunu kararın kullanımıyla birlikte değerlendirmeyi ve kusuru kaynağında gidermeyi öneriyor. Güncellenen uygulama rehberi de kritik veri varlığı için sahiplik, kalite ölçütü ve izleme istiyor. Bu ilkeler, büyük bir veri yönetimi projesi kurmadan da kullanılabilir. Bir ekip yöneticisinin, gelecek haftanın kapasite ya da müşteri kararında hangi sayının esas alınacağını söylemesi için yeterli bir çerçeve verir.
Yönetici önce karar cümlesini yazmalı: Bu sayı neyi belirleyecek? Ardından kullanılacak kaynağı, güncellenme saatini ve fark çıktığında kimin inceleyeceğini eklemeli. Örneğin müşteri yenileme toplantısında kaynak CRM ise, finans tablosundaki farkın toplantıdan önce kapanması beklenmez. Fark not edilir; CRM'deki kayıt sahibi bunu hangi tarihte düzelteceğini yazar. Toplantıda da kararın CRM sayısına göre verildiği anlaşılır.
Bu kayıt, herkesi aynı elektronik tabloya zorlamaktan daha dar bir iştir. Muhasebenin kapanış sayısı ile satış ekibinin günlük tahmini farklı amaçlara hizmet edebilir. Yönetici bunları tek rakama çevirmeye çalışırsa iki işin de gecikmesine yol açabilir. Yapması gereken, hangi karar için hangi kaynağın yeterli olduğunu ve öteki kaynağın hangi riski taşıdığını belirtmektir.
Ölçü de basit kalabilir: Aynı toplantıda kaç farklı rakam tartışıldı, farkın kaynağı kaç iş günü içinde bulundu ve düzeltme aynı alanda yeniden çıktı mı? Bu üç işaret, ekibin her hafta yeni bir kopya üretip üretmediğini gösterir. Sayı farkı tekrar ediyorsa yönetici, verinin ilk girildiği yerdeki kuralın veya sorumlunun düzeltilmesini istemelidir.
Bu hafta karar gerektiren bir rapor seçin. Notun ilk satırına karar için kullanılacak kaynağı, ikinci satırına son güncellenme saatini, üçüncü satırına da fark çıkarsa inceleyecek kişiyi yazın. Toplantı notunda bu sayıyla değişecek teslimi veya onayı da belirtin.
