Bir yeniden yapılanma, bütçe daralması ya da henüz netleşmemiş müşteri kararı yöneticinin masasına çoğu kez ekipten önce gelir. Bilgiyi aynı gün herkese açmak ile belirsizlik bittiğinde anlatmak arasındaki tercih, her durumda iyi sonuç vermez. Sorun, yöneticinin hangi bilgiyi neden beklettiğini kendisinin de kayda geçirmemesidir.
OECD'nin merkezi kamu çalışanlarıyla yaptığı araştırma, yöneticilerin bazen bilgiyi süzmesinin çalışanların stres algısını azaltabildiğini; bunun başka ekip ve teslim sonuçları bakımından bedelleri olabileceğini söylüyor. Bu bulgu, yöneticinin zor haberi saklaması için talimat vermez. Ekip, kendi işini etkileyen kararın nerede beklediğini bilmediğinde söylenti işin içine girer; teslim tarihi, müşteri yanıtı ve öncelik sırası o söylentiye göre değişmeye başlar.
Bu nedenle bilgi bekletmek, konuşmayı ertelemekten farklı bir yönetim kararı olmalı. Yönetici kendi notuna dört şey yazabilir: Hangi karar henüz kesinleşmedi, ekipte hangi işi etkiliyor, bu bilgi neden bugün paylaşılmıyor ve geri dönüş tarihi ne? Bu notun herkese açık olması gerekmez. Ancak tarihi gelince konu yeniden açılmazsa, bekletmenin geçici olduğu iddiası da boşa düşer.
Örneğin üst yönetim iki ekibin birleşmesini değerlendirirken, ekip lideri olası yeni şemayı önce toplantıda dolaştırmamalıdır. Önce devam eden teslimlerin hangi onaya, hangi müşteri ilişkisine ve hangi iş bölümüne bağlı olduğunu çıkarmalıdır. Sonra, karar kesinleşmeden değişmeyecek alanı ekibe açıkça söylemelidir: Bu haftanın teslimi, mevcut onay sahibi ve müşteriyle konuşma düzeni sürüyorsa, bunlar tahmine bırakılmamalıdır.
Buradaki ölçü, yöneticinin verdiği bilginin miktarı olamaz. Geciktirilen bilgi yüzünden kaç teslim yeniden planlandı, kaç kişi aynı soruyu farklı kanallardan sordu ve geri dönüş tarihinde hangi belirsizlik kapandı? Bu üç işaret, koruyucu bir süzmenin ekip için sessiz bir ek işe dönüp dönmediğini gösterir.
Yöneticinin kaldıracağı engel de budur: İnsanların eksik bilgiyi kendi aralarında tamamlamak için harcadığı zamanı azaltmak. Bugün bekletilen karar için bir dönüş tarihi yazın; o tarihte karar çıkmadıysa, geçerli planı ve bir sonraki bilgilendirmeyi aynı notta yenileyin.
