Çalışma izni muafiyeti başvurularında kullanılan sistem 17 Eylül itibarıyla değişti. Yeni başvurular artık Bakanlığın çalışma izni portalından yapılıyor; eski başvuruların takibi önceki sistemde sürüyor. İlk bakışta bu, insan kaynakları ekibinin ekran alışkanlığıyla ilgili dar bir ayrıntı gibi görünebilir. Belgeyi kimin izleyeceği kayda geçmezse çalışan, bitiş tarihini, başvuru durumunu ve sonraki adımı tek tek takip etmek durumunda kalır.
Muafiyet, işe alım dosyasına konup unutulacak bir etiket değildir. Bakanlığın açıklamasına göre muafiyet belirli süre için düzenlenir; sürenin bitmesi, belgenin sonlandırılması ya da iptaliyle geçerliliğini kaybeder. Bakanlık ayrıca bu kapsamdaki sosyal güvenlik yükümlülüklerinin yerine getirilmesini şart koşuyor. Bu iki bilgi, kurumun iznini alıp işçiyi kendi takvimine bırakmasına izin vermez.
Burada hukukî statüyü her şirketin kendi başına yorumlaması gerektiğini söylemiyorum. Muafiyet türü, süre sınırı ve başvuru koşulu somut dosyaya göre değerlendirilir. Ancak insan kaynakları ile ilgili yöneticinin birlikte tutacağı kayıt daha basit bir soruya cevap vermelidir: Bu kişi hangi iş için, hangi başlangıç ve bitiş tarihleri arasında çalışacak; belgenin durumunu kim ve ne zaman kontrol edecek?
Yeni portalın eski dosyaları eski sistemde bırakması da kayıt düzeninin neden önemli olduğunu gösteriyor. Aynı ekipte bir çalışanın dosyası bir ekranda, diğerinin dosyası başka ekranda olabilir. Bu ayrım yalnız başvuru uzmanının hafızasında kalırsa, çalışan izin süresinin yaklaşmasını tesadüfen öğrenir. Yönetici ise görev planını, seyahati ya da işyeri değişikliğini belgenin sınırını bilmeden yapar.
Kurumun kuracağı düzen için dört satır yeterli olabilir: muafiyetin dayanağı ve belge numarası, geçerlilik başlangıcı ile bitişi, sosyal güvenlik işleminden sorumlu kişi, bitişten önce yapılacak kontrolün tarihi. Bu kayda erişim herkese açılmamalı; kişisel belgeyi görecek kişiler görevle sınırlanmalıdır. Buna karşılık işin devamı konusunda karar veren yönetici, izin durumunun görev planını etkileyip etkilemediğini öğrenebilmelidir.
Çalışanın da belgesinin tarihini ve başvuru durumunu sorması doğal bir haktır. Fakat bu soru, kurumun takip yükümlülüğünün yerine geçmez. İnsan kaynakları çalışanı yalnız portala yönlendirmekle yetinirse, sistem değişikliğinin yarattığı geçiş riskini kişiselleştirir. İşe alım dosyasındaki sorumlu kişi, bitiş tarihinden önce belge durumunu kontrol etmeli ve sonucu ilgili yöneticiye bildirmelidir.
Bu yaklaşım, muafiyet kapsamındaki her iş için aynı prosedürün hukuk kuralı olduğu iddiası değildir. Derya İdil Sönmez’in önerisi bir yönetim düzenidir: dosyanın sahibi, kontrol tarihi ve sonraki karar önceden kayda geçsin. Başvuru ekranı değiştiğinde insan kaynakları, bu kayıtla hangi dosyayı hangi portaldan izleyeceğini ve hangi yöneticiyi bilgilendireceğini bilir.
