KOSGEB'in İşletme Geliştirme Destek Programı sayfasında küçük işletmenin gözden kaçırmaması gereken bir ödeme sırası var. Destek kapsamındaki mal veya hizmet için bedelin işletme tarafından banka aracılığıyla ödenmesi gerekiyor; çek ya da senet kullanıldıysa vadenin de tamamlanmış olması isteniyor. Faturanın bir bölümü açıkken ödeme talebi yapılamıyor.
Bu kuralı yalnız muhasebe evrakı sanmak pahalıya gelir. Atölye bir makineyi, mağaza bir yazılımı ya da hizmet işletmesi bir belgelendirme işini vadeli alıyorsa, önce tedarikçiye çıkacak para vardır. Destek ödeme talebi sonradan gelir. Kasa, bu iki tarihi aynı anda taşımıyorsa işletme siparişi alır, faturayı görür ve ödeme günü geldiğinde parayı nereden çıkaracağını aramaya başlar.
KOSGEB, İşletme Geliştirme Destek Programı içinde belgelendirme, test ve analiz, teknik danışmanlık, dijital dönüşüm danışmanlığı ve yalın dönüşüm gibi başlıklar sayıyor. Her başlığın üst limiti, satış temsilcisinin teklifindeki peşinatı ya da tedarikçinin vadesini değiştirmez. Destek tutarı ile ilk kasa çıkışı aynı şey değildir. İşletme sahibi bu ayrımı satın alma onayı verilmeden kurmalı.
İlk bakılacak kayıt, teklifin altındaki toplam bedel olmalı. Yanına peşinat tarihi, kalan tutarın vadesi, bankadan çıkacak ödeme günü ve destek ödeme talebinin hazırlanabileceği tarih yazılmalı. Dört tarih arasında boşluk varsa, o boşluğu ciro beklentisiyle kapatmak güvenli bir plan sayılmaz. Hangi müşterinin hangi faturayı ödeyeceği, ücret gününün ne zaman geldiği ve ana malzeme hesabının bu araya girip girmediği de aynı satırda görülmeli.
Burada tedarikçiye sorulacak soru da nettir: Fatura kesildiğinde hangi gün, hangi banka hesabına ve hangi parçada ödeme yapılacak? Çek veya senetle anlaşılmışsa, vade tamamlanmadan destek talebinin ilerlemeyeceği işletmenin kendi takvimine yazılmalı. Satıcıyla yapılan konuşma sözlü kaldığında, muhasebe bankadan çıkan parayı görür; işletme sahibi ise desteğin neden henüz istenemediğini geç fark eder.
Program sayfası ayrıca mal veya hizmet alımının program süresi içinde yapılmasını ve ödeme talebine eklenecek belgelerin eksiksiz yüklenmesini istiyor. Bu, satın almayı son haftaya sıkıştırmanın ayrı bir riski olduğunu gösterir. Evrak yetişse bile banka ödemesi veya vadeli işlem tamamlanmamışsa dosya bekler. İşletme o bekleme süresinde kira, ücret ve günlük tedarik ödemelerini kendi nakdinden karşılar.
Bu nedenle destekli alım için tek bir “destek var” notu yeterli değildir. Teklif, banka ödeme emri, vade bitişi ve destek talep günü aynı satın alma kaydında yan yana durmalı. İşletme sahibi yarın ilk iş olarak açık bir destekli alımı seçip bu dört tarihi yazmalı; aradaki günlerde kasayı hangi tahsilatın taşıdığını görmeden yeni siparişe onay vermemeli.
